Come ottimizzare la condivisione dei documenti su 3CX WebMeeting con tecnologia WebRTC

La condivisione di documenti durante una sessione di webconference è un importante valore aggiunto che rende il meeting del tutto operativo e paragonabile ad una riunione frontale.

Proprio per questo motivo 3CX ha scelto di includere questa funzionalità fin dalla sua prima release della piattaforma 3CX WebRTC. Va però considerato che la condivisione del proprio monitor è un aggravio rilevante ai requisiti di connettività richiesti dalla piattaforma, in quanto è un ulteriore flusso dati che si va ad aggiungere ai flussi video degli altri partecipanti e ciò potrebbe causare rallentamenti su connessioni non performanti.

Al fine quindi di ottimizzare la qualità, minimizzando al contempo la banda impiegata, ci sono alcuni aspetti che è possibile curare già al momento della preparazione dei documenti che saranno oggetto della condivisione, in modo da fare sì che l’esperienza dei partecipanti sia la migliore possibile.

Vediamo di seguito alcune linee guida generali utili per la preparazione di documenti che dovranno essere condivisi durante una sessione di webconference:

File di presentazione tipo PowerPoint:

  • Utilizzare uno sfondo il più possibile omogeneo e con un netto contrasto con il colore utilizzato per il testo.
  • Evitare animazioni ed effetti sonori: l’animazione non verrà visualizzata con la qualità e la fluidità del file eseguito in locale, quindi il risultato potrebbe essere sgradevole. Gli effetti sonori non verranno comunque riprodotti.
  • Meglio una slide in più che una slide troppo “piena”: ogni slide deve contenere non più di 4/5 informazioni fondamentali, non deve essere una pagina da leggere parola per parola. Se è impossibile contenere le informazioni relative ad un argomento all’interno di un’unica slide è meglio piuttosto suddividere il contenuto su più slides. Ciò consentirà di utilizzare un font sufficientemente grande da poter essere facilmente leggibile da parte dei partecipanti da remoto.

File testuali tipo Word:

  • In generale, tutti gli editor di testo tipo Word consentono di ingrandire (zoom) il documento. Se è necessario che i partecipanti possano leggere con dettaglio il testo del documento allora potrebbe essere opportuno condividere il documento ingrandito.
  • Scegliere font “semplici” e di facile lettura

Documenti condivisi via browser (Google Drive)

  • In caso si intendano pubblicare documenti accessibili via browser (es. Google Drive), Google Chrome consente di pre-impostare lo zoom della pagina e dei caratteri testuali.

La procedura è molto semplice e la trovate descritta quì

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